Privacyverklaring – TVK padregistratie

Versie: oktober 2026

TVK padregistratie is de interne app van Verpas B.V. waarmee medewerkers hun werk in de kas registreren. Je scant met de telefoon een NFC-tag — je personeelspas, een rij of pad, of een kar — en de app legt vast welk werk je doet en hoe lang. Deze verklaring legt in gewone taal uit welke gegevens de app daarbij verwerkt, waarom, en wat jouw rechten zijn. Ze geldt voor iedereen die de app gebruikt.

1. Wie is verantwoordelijk voor je gegevens?

De verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG is:

Heb je vragen over deze verklaring of over je gegevens? Neem dan contact op via het e-mailadres hierboven.

2. Welke gegevens verwerken we, en waarom?

De app verwerkt alleen gegevens die nodig zijn om je gewerkte tijd en werkzaamheden goed te registreren. Concreet gaat het om:

We gebruiken deze gegevens niet voor advertenties en niet voor profilering. Er vindt geen geautomatiseerde besluitvorming plaats die gevolgen voor jou heeft.

3. Op welke grondslag doen we dit?

De AVG vraagt om een wettelijke grondslag voor elke verwerking. Wij gebruiken er twee:

• Uitvoering van de arbeidsovereenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG): om je loon correct te kunnen betalen, moeten we bijhouden wanneer en hoe lang je hebt gewerkt.
• Gerechtvaardigd belang van de werkgever (art. 6 lid 1 sub f AVG): een goede bedrijfsvoering, zoals werkplanning en het technisch beheer van de toestellen. We hebben daarbij gekeken of dit belang opweegt tegen jouw privacy, en beperken de gegevens tot wat daarvoor echt nodig is.

4. Hoe lang bewaren we je gegevens?

• Werkregistraties bewaren we zo lang als nodig is voor de loon- en urenadministratie. Voor loongegevens geldt een wettelijke fiscale bewaarplicht van 7 jaar; daar houden we ons aan.
• Technische gegevens (zoals batterijpercentage en NFC-status) bewaren we alleen zo lang ze nodig zijn voor beheer en het oplossen van storingen.
• Als je uit dienst gaat, verwijderen we je gegevens zodra de wettelijke bewaartermijnen dat toelaten.

5. Wie kan bij je gegevens?

Je gegevens staan op een eigen server van het bedrijf binnen de EU. We delen ze niet met derden en verkopen ze nooit. Alleen medewerkers die dat voor hun werk nodig hebben, kunnen erbij:

• de loon- en personeelsadministratie, voor je uren en loon;
• je leidinggevende(n), voor de werkplanning;
• daartoe bevoegde beheerders, voor het technisch beheer van app en server.

6. Hoe beveiligen we je gegevens?

• De verbinding tussen de app en de server is versleuteld (https).
• Je pincode en pasnummer worden alleen als hash opgeslagen — dus niet leesbaar, ook niet voor beheerders.
• Toegang tot de gegevens is beperkt tot daartoe bevoegde beheerders en medewerkers.
• De server staat binnen de EU en wordt door het bedrijf zelf beheerd.

7. Gebruik je de app op je eigen telefoon?

Je kunt de app ook op je eigen telefoon gebruiken. Je installeert hem dan uit de Google Play Store of de App Store en activeert hem met de persoonlijke uitnodiging (link, QR-code of code) die je van je leidinggevende krijgt. Daarna kies je zelf een pincode.

• Op jouw telefoon kan alleen jij inloggen; de app is aan jou gekoppeld.
• De app registreert alleen iets als jij een tag scant of op een knop drukt. Er wordt niets op de achtergrond gevolgd, ook niet buiten werktijd.
• Ga je uit dienst of raak je je telefoon kwijt, dan sluit de werkgever de toegang van dat toestel af. Je kunt de app ook zelf op elk moment verwijderen.
• Gebruik je een werkprofiel (een afgeschermd deel van je telefoon), dan blijven werk en privé daarnaast nog strikter gescheiden.

8. Wat zijn je rechten?

Onder de AVG heb je als medewerker de volgende rechten:

• Inzage: je mag opvragen welke gegevens we van je hebben.
• Correctie: kloppen je gegevens niet, dan passen we ze aan.
• Verwijdering: je kunt vragen om verwijdering van je gegevens, voor zover de wet dat toelaat (loongegevens moeten we bijvoorbeeld 7 jaar bewaren).
• Bezwaar: je kunt bezwaar maken tegen een verwerking op grond van ons gerechtvaardigd belang.

Wil je een van deze rechten gebruiken? Stuur een bericht naar hein@verpas.nl. We reageren binnen één maand.

Je account en gegevens laten verwijderen

Je account in de app wordt door je werkgever aangemaakt. Wil je dat je account en je gegevens worden verwijderd? Stuur dan een e-mail naar hein@verpas.nl met als onderwerp Verwijderverzoek TVK padregistratie, en vermeld je naam en personeelsnummer.

• Direct verwijderd (binnen één maand): je inlog­gegevens (pincode en pas), de koppeling met je telefoon en de technische gegevens van je toestel.
• Later verwijderd: je werkregistraties, die we vanwege de fiscale bewaarplicht 7 jaar moeten bewaren. Daarna worden ze verwijderd.
• Verwijder je de app van je telefoon, dan verdwijnen ook de gegevens die op het toestel stonden.

9. Vragen of klachten

Kom je er met ons niet uit, of vind je dat we niet goed met je gegevens omgaan? Dan heb je het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse privacytoezichthouder: autoriteitpersoonsgegevens.nl.